東京工業大学大岡山キャンパスにオープンしたHisao & Hiroko Taki Plaza（ヒサオ・アンド・ヒロコ・タキ・プラザ 以下、Taki Plaza）は学生が頻繁に出入りする国際交流施設ですが、学生を支援する事務局スタッフも既存の建物から引っ越してきました。地下1階では2月から約50人の教職員が働き、日々、学生と接しながら、学生や留学生のキャンパスライフをサポートしています。Taki Plazaへの移転に合わせて、伝統的なオフィス環境を一新しました。従来の固定席から、自席を持たないフリーアドレス制を導入し、小さな変化を大きな改革につなげる東工大版働き方改革を紹介します。
オフィス改革 ペーパーレスとコミュニケーションを目指す
Taki Plaza地下1階の大学事務局は、東工大が進めるオフィス改革のモデルケースです。オフィス改革の主な目的は、1）ペーパーレス化の促進による業務の効率化と情報管理の徹底 2）部署を超えた教職員のコミュニケーションの向上による、新たな学生支援の構想の展開です。
移転前のオフィス
移転後のオフィス
移動する働き方を採用
写真のように、移転前と比べると、Taki Plazaのオフィスは様変わりしました。
これまでは、机の上はパソコンが場所を占め、狭いすき間や引き出しにファイルがあふれ、崩れ落ちそうな光景も見られました。書類がどこにいったのか探すのに手間取ることもしばしばありました。日本の会社や組織では見慣れた職場環境です。
新たなオフィスでは、フリーアドレスにより、業務が終わると、机の上のパソコンも書類もすべてのものが片づけられます。
さらに、働き方・用途に合わせて席を選ぶABW（Activity Based Working、アクティビティ・ベイスド・ワーキング：仕事内容に合わせて場所を選べる働き方）を導入しました。
どちらも東工大としては初めて採用した方法です。
ABWの導入例として、自分がその日に座る席とは別に、窓際に「集中ブース」と呼ぶスペースを設けました。ここは、書類の確認作業や企画業務、オンライン会議に活用されています。モニター付きの「ソファブース」もあり、ここでは、資料をモニターで一緒に見るので、打ち合わせ資料のペーパーレス化が進んでいます。ハイスツールの「ミーティングスペース」は、大人数でリフレッシュしながらのミーティングや、各種作業スペースに適しています。
窓際の集中ブース
モニター付きのソファブース
ミーティングスペースを使ってのディスカッション
毎日席が変わる→ノートパソコンを使える→書類が減る→コミュニケーションが増える→好循環に
Taki Plaza 地下1階では、学生支援課、学生支援センター、留学生交流課、グローバル人材育成推進支援室の4つの部署の教職員約50人が働いています。現在は、1）学生支援課と学生支援センター、2）留学生交流課とグローバル人材育成推進支援室の2グループに分かれて、グループ内でフリーアドレスを導入しています。
出勤したらまず、座席表で今日座る位置を決めます。次に、個人ロッカーから、ノートパソコンと書類の入ったモバイルバック、コードレスフォン（通話ゾーン内で通話可能）を取り出します。席をアルコール消毒した後、ノートパソコンやコードレスフォンをセットして業務開始です。
部署ごとに色の異なる名前入りマグネットを座席表に置く
ノートパソコンと身の回りの書類は個人ロッカーに収納
さあ、業務開始！
これは小さなことに見えるかもしれませんが、働くスタッフにとっては大きな改革です。これまでは、持ち運びできる個人のノートパソコンはありませんでした。フリーアドレスに伴い、ノートパソコン及びコードレスフォンの利用によって、好きな場所に移動して仕事ができる環境が整いました。これも学内で初めての変化です。
毎日、席が変わることで、手元に保管する書類が減りました。職場の環境が整理整頓され、業務の効率化につながっています。また、他の部署の人の近くの席に座ることでコミュニケーションが増えるとともに、他部署の業務を理解できるようになりました。
「固定した自席から離れる」という小さな一歩を踏み出し、これまでできなかったことが次々に実現しています。
在宅勤務とフリーアドレスで密を避ける
新型コロナウィルス対策については、産業医と相談し、業務開始前後のアルコール消毒やアクリルパネルの設置、換気などを行っています。在宅勤務の活用と合わせて、フリーアドレス制を導入したことにより、出勤して働く人数が減り、オフィス環境の密度は低下しました。
オフィス改善委員会で仕事の見直し
これまで違う建物で働いていた部署の教職員が、新しく同じ職場で働くことになりました。そこで、オフィス改善委員会を作り、日々の庶務からフリーアドレス制の運用方法まで、アイデアを話し合うことになりました。仕事の見直しにつながった実例を紹介します。
課題「毎日座る場所が変わり、なかなか顔が覚えられない。元々、別々の建物で働いており、話すきっかけがつかめない」
→オフィス改善委員会が企画し、ZOOMを利用した同じ職場の仲間同士の自己紹介ミーティングを行いました。「好きなアーティストが一緒なのがわかり、一気に距離が縮まりました」「フロア全体の雰囲気にも活気が出て、より働きやすくなりました」などと、打ち解けて働くきっかけになったようです。
課題「フリーアドレスになったので、相談に来た学生が窓口で迷ってしまい対応が遅れることがある」
→窓口担当者の席は窓口の近くに固定することにしました。窓口の受付は各部署で当番制です。「個別の担当者がわからない場合も各部署の窓口担当者につなげば解決できるので時間の短縮になりました」という感想もあり、小さな見直しでもスムーズな対応につながりました。