東京工業大学は、大学院生命理工学研究科元教授らによる研究費不正使用の事案を真摯に受け止め、不正を生まない厳正な研究活動環境を構築するため、教職員一同さらなる研究費不正使用の防止対策を推進し、信頼回復に努めてまいります。研究費の不正使用防止のため、検収体制の強化など、以下の各取組を実施します。原則、平成27年1月から試行し、同年4月から本格実施します。
架空納品等を行わせないため、検収センターの検収体制を強化
- 納品物品自体に「シール」でマーキングを行う。
- 検収センター等に納品台帳を備え付け、業者名・氏名・納品書番号等を納品業者自身が記入するとともに、納品書に検収印を押印する際、納品台帳と割印等を行う。【試行実施済】
- 特殊な役務（データベース・プログラム・デジタルコンテンツ開発・作成、機器の保守・点検など）に関する検収について、作業前や作業中の写真の提出を義務付けるなどルールを見直す。
- 取引業者に対し、出口管理を実施。
発注理由等についての説明責任を明確化
- 教員発注制度の見直し。
- まずは、教員発注上限額を「100万円未満」から「50万円未満」へ見直すこととし、50万円以上は事務発注を行う。【平成27年１月実施】
- 発注した予算詳細責任者（教員等）本人に、発注先選択の公平性・発注金額の適正性の説明責任及び弁償責任等の会計上の責任が帰属するということを明確にするため、発注簿・発注書の学内統一化を図る。
- 発注簿については、四半期に1度、研究費の執行状況等を予算詳細責任者本人が確認し、署名等を行い予算責任者（部局長等）に提出する。
- 業者に発注する際は、学内統一様式の発注書を使用する。その際、支払財源の特定及び予算詳細責任者の押印等を義務付ける。
取引業者が不正へ加担することを未然に防止
- 取引業者からの誓約書徴取要件及び内容等を見直す。
- 徴取要件を現行の「1契約当たり100万円以上の業者から徴取」から「今後取引のある業者全てから順次徴取」に見直す。
- 誓約書に盛り込む項目についても現行の「不正を行わない」という項目だけでなく、「大学の求めに応じて必要な書類の提出等に協力する」を追加するなどの見直しを図る。
- 誓約書を提出しない業者については、取引を行わない。
- 特定の取引業者への発注の集中が見られるなど不自然な取引が見受けられる場合には、取引業者に対し書類の提出や説明等を求める。
- 不正に加担した業者への取引停止期間を現行の「最長9月」から「最長24月」へ延長する。【平成27年1月実施】
物品等の適正な管理を実施
- 消耗品（10万円未満）であっても、換金性の高いパソコンについては、物品番号を付して管理するなど少額備品と同様の管理を行う。【平成27年1月実施】
本学は平成19年10月に検収員制度を導入し、1万円以上の物品について相互検収を開始、平成21年8月に検収センターを設置し、発注権限者と検収権限者の分離を更に強め、平成25年1月（本格実施：平成25年4月）からは全品検収に広げるなど検収体制を強化してきました。しかし今回の不正を見抜けなかったのは発注、検収、納品等の各段階におけるチェック体制がいまだ十分ではなかったことを示すもので、極めて重く受け止めています。
今回の改革を実行することで、物品発注から検収、納品に至る業務フローをオープンで相互けん制が利き、公正で責任あるものにしていく所存です。
引き続き、公認会計士、弁護士など外部専門家による客観的で厳しい点検、指導を受けながら、教育研究資金管理改革を実行していきます。